سنعرض فيما يلي العناصر التي ترد في تقارير المتابعة والتقييم، ثم نعرض فيما بعد قوالب مختلفة للتقرير وفقا لجهات عدة.

الملخص التنفيذي

يأتي غالباً في بداية التقرير، ويتضمن ملخص للأجزاء الرئيسية من التقرير بنفس الترتيب الوارد في جسم التقرير، دون إضافة معلومات جديدة، وتجدر الإشارة إلى أنه في الملخص التنفيذي لا يتم التركيز على شرح أنشطة المشروع أو التعريف بها، ويجب ألا يتجاوز 3-4 صفحات.

يعتبر الملخص التنفيذي أهم جزء في تقرير المتابعة والتقييم لأنه الجزء الذي من المفترض أن يطّلع عليه صانع القرار، يتم فيه التركيز على النتائج وربطها بتوصيات عملية قابلة للتطبيق، بغرض إعطاء المزيد من الاهتمام لغرض المتابعة والتقييم [1].

حول المشروع

يتضمن معلومات حول الإطار العام للمشروع والأجزاء التي يقوم عليها كتحديد الإطار الزماني والمكاني للمشروع بالإضافة إلى أنشطة المشروع وآليات تنفيذها، الفئات المستهدفة، الموارد البشرية ...

يساعد في التعرف على المشكلة التي يعالجها المشروع من خلال وصفها والتطرق لآليات التعامل معها.

منهجية المتابعة والتقييم

التأثير والفاعلية

النتائج

هذا القسم هو الأكثر أهمية وتفصيلا في التقرير لأنه يعبر عن نتائج التقييم التي تم التوصل إليها استناداً إلى البيانات المجموعة خلال عملية المتابعة والتقييم [2] .

يجب ألا تتضمن النتائج أي جداول أو رسوم بيانية، كما أنه من المفترض ألا تحوي آراء شخصية أو استنتاجات تعتمد على الخبرة أو الملاحظة إلا في الحالة التي يعتمد فيها التحليل النوعي للبيانات.

التوصيات

هذا الجزء من التقرير ينبغي تقديم توصيات واضحة ومفيدة، محددة زمنيا وقابلة للتنفيذ تهدف إلى تعزيز أداء المشاريع وتحسين استدامة النتائج، وكل توصية ينبغي أن تبين بوضوح الإجراءات التي يتعين الاضطلاع بها أو قرار يتعين القيام بها من قبل الجهة المعنية [2].

يتم تضمين التوصيات في حال طلبها في بيان تقييم العمل. وهي إجراءات محددة فريق التقييم يقترح أن تتخذها إدارة البرامج التي تعتمد على النتائج والاستنتاجات.[3]