عناصر تقرير المتابعة والتقييم

إعداد تقرير المتابعة والتقييم

سنعرض فيما يلي العناصر التي ترد في تقارير المتابعة والتقييم، يمنك أيضا الاطلاع على قوالب مختلفة للتقرير وفقا لجهات عدة في الدليل السادس المفصل في المتابعة والتقييم.

الملخص التنفيذي


الملخص التنفيذي	يأتي غالباً في بداية التقرير، ويتضمن ملخص للأجزاء الرئيسية من التقرير بنفس الترتيب الوارد في جسم التقرير، دون إضافة معلومات جديدة، وتجدر الإشارة إلى أنه في الملخص التنفيذي لا يتم التركيز على شرح أنشطة المشروع أو التعريف بها، ويجب ألا يتجاوز 3-4 صفحات. يعتبر الملخص التنفيذي أهم جزء في تقرير المتابعة والتقييم لأنه الجزء الذي من المفترض أن يطّلع عليه صانع القرار، يتم فيه التركيز على النتائج وربطها بتوصيات عملية قابلة للتطبيق، بغرض إعطاء المزيد من الاهتمام لغرض المتابعة والتقييم [1].

يأتي غالباً في بداية التقرير، ويتضمن ملخص للأجزاء الرئيسية من التقرير بنفس الترتيب الوارد في جسم التقرير، دون إضافة معلومات جديدة، وتجدر الإشارة إلى أنه في الملخص التنفيذي لا يتم التركيز على شرح أنشطة المشروع أو التعريف بها، ويجب ألا يتجاوز 3-4 صفحات.
يعتبر الملخص التنفيذي أهم جزء في تقرير المتابعة والتقييم لأنه الجزء الذي من المفترض أن يطّلع عليه صانع القرار، يتم فيه التركيز على النتائج وربطها بتوصيات عملية قابلة للتطبيق، بغرض إعطاء المزيد من الاهتمام لغرض المتابعة والتقييم [1].

حول المشروع


حول المشروع	يتضمن معلومات حول الإطار العام للمشروع والأجزاء التي يقوم عليها كتحديد الإطار الزماني والمكاني للمشروع بالإضافة إلى أنشطة المشروع وآليات تنفيذها، الفئات المستهدفة، الموارد البشرية ... يساعد في التعرف على المشكلة التي يعالجها المشروع من خلال وصفها والتطرق لآليات التعامل معها.

يتضمن معلومات حول الإطار العام للمشروع والأجزاء التي يقوم عليها كتحديد الإطار الزماني والمكاني للمشروع بالإضافة إلى أنشطة المشروع وآليات تنفيذها، الفئات المستهدفة، الموارد البشرية ...
يساعد في التعرف على المشكلة التي يعالجها المشروع من خلال وصفها والتطرق لآليات التعامل معها.

منهجية المتابعة والتقييم


منهجية المتابعة والتقييم	وهي الطرق المستخدمة لجمع البيانات، فضلا عن النهج والأساليب المستخدمة في تحليل البيانات، وتأتي أهمية هذا القسم لأنه يوفر الأساس لمصداقية نتائج التقييم. ينبغي الإشارة إلى أدوات جمع البيانات في الملحق، ولابد من الإشارة إلى الطريقة التي تم فيها الفئة المستهدفة واستراتيجية أخذ العينات. وتتوزع منهجية المتابعة والتقييم ما بين المعاينة، آلية جمع البيانات.
المعاينة	تتضمن المعاينة تفاصيل كاملة حول: 1. تحديد مجتمع المستهدف المراد سحب العينة منه. 2. تحديد حجم العينة ومستوى الثقة. 3. تقديم تفاصيل تتعلق كيف تم اختيار مصادر البيانات، بما في ذلك أساليب أخذ العينات.
آلية جمع البيانات	يجب مراعاة ما يلي: 1. الأدوات المستخدمة لجمع البيانات. 2. لماذا تم استخدام هذه الأدوات. 3. كيفية الوصول للفئة المستهدفة. 4. في حال استخدمت الأساليب النوعية يجب إعطاء تفاصيل حول محاور المقابلات مثلاً، وكيف تم اختيار المستبينين.

التأثير والفاعلية


التأثير والفعالية	هذا القسم هو الجزء الرئيسي من التقرير، حيث يتم فيه تجميع كل معلومات المتابعة التقييم وعرضها بشكل سهل الفهم وبطريقة منطقية كلما أمكن ذلك. ويشكل تقديم البيانات بصريا في رسوم البيانية وجداول وخرائط الطريقة الأسهل لقراءة، لإظهار الأدلة التي تدعم الاستنتاجات والتوصيات.
جوانب قياس التأثير والفعالية	ملائمة المشروع لحل المشكلة – كفاءة إدارة موارد المشروع – فعالية المشروع – حجم الآثر الذي ستركه المشروع – مدى استدامة نتائج المشروع.

التأثير والفعالية

هذا القسم هو الجزء الرئيسي من التقرير، حيث يتم فيه تجميع كل معلومات المتابعة التقييم وعرضها بشكل سهل الفهم وبطريقة منطقية كلما أمكن ذلك. ويشكل تقديم البيانات بصريا في رسوم البيانية وجداول وخرائط الطريقة الأسهل لقراءة، لإظهار الأدلة التي تدعم الاستنتاجات والتوصيات.

جوانب قياس التأثير والفعالية

ملائمة المشروع لحل المشكلة – كفاءة إدارة موارد المشروع – فعالية المشروع – حجم الآثر الذي ستركه المشروع – مدى استدامة نتائج المشروع.

النتائج


النتائج	هذا القسم هو الأكثر أهمية وتفصيلا في التقرير لأنه يعبر عن نتائج التقييم التي تم التوصل إليها استناداً إلى البيانات المجموعة خلال عملية المتابعة والتقييم [2] . يجب ألا تتضمن النتائج أي جداول أو رسوم بيانية، كما أنه من المفترض ألا تحوي آراء شخصية أو استنتاجات تعتمد على الخبرة أو الملاحظة إلا في الحالة التي يعتمد فيها التحليل النوعي للبيانات.

هذا القسم هو الأكثر أهمية وتفصيلا في التقرير لأنه يعبر عن نتائج التقييم التي تم التوصل إليها استناداً إلى البيانات المجموعة خلال عملية المتابعة والتقييم [2] .
يجب ألا تتضمن النتائج أي جداول أو رسوم بيانية، كما أنه من المفترض ألا تحوي آراء شخصية أو استنتاجات تعتمد على الخبرة أو الملاحظة إلا في الحالة التي يعتمد فيها التحليل النوعي للبيانات.

التوصيات


التوصيات	هذا الجزء من التقرير ينبغي تقديم توصيات واضحة ومفيدة، محددة زمنيا وقابلة للتنفيذ تهدف إلى تعزيز أداء المشاريع وتحسين استدامة النتائج، وكل توصية ينبغي أن تبين بوضوح الإجراءات التي يتعين الاضطلاع بها أو قرار يتعين القيام بها من قبل الجهة المعنية [2]. يتم تضمين التوصيات في حال طلبها في بيان تقييم العمل. وهي إجراءات محددة فريق التقييم يقترح أن تتخذها إدارة البرامج التي تعتمد على النتائج والاستنتاجات.[3]

هذا الجزء من التقرير ينبغي تقديم توصيات واضحة ومفيدة، محددة زمنيا وقابلة للتنفيذ تهدف إلى تعزيز أداء المشاريع وتحسين استدامة النتائج، وكل توصية ينبغي أن تبين بوضوح الإجراءات التي يتعين الاضطلاع بها أو قرار يتعين القيام بها من قبل الجهة المعنية [2].
يتم تضمين التوصيات في حال طلبها في بيان تقييم العمل. وهي إجراءات محددة فريق التقييم يقترح أن تتخذها إدارة البرامج التي تعتمد على النتائج والاستنتاجات.[3]

عناصر أخرى:

الاختصارات


الاختصارات	إذا تضمن التقرير اختصارات كاسم الجهة المنفذة أو الفئة المستهدفة أو الخدمة المقدمة فيجب قبل البدء بكتابة محتويات التقرير تعريف مدلولات هذه الاختصارات[3].
مثال	الموارد البشرية Human Resources المتابعة والتقييم Monitoring and Evaluation	HR M&E

الدروس المستفادة


الدروس المستفادة	الدروس المستفادة هي تعميمات تعتمد استنادا إلى خبرات التقييم مع المشاريع والبرامج، أو السياسات المجردة من الظروف تبعا لحالات أوسع تتضمنها عملية المتابعة والتقييم في كثيرٍ من الأحيان، ولكن يجب ألا تكتب على شكل توصيات، أو ملاحظات بل يجب أن تكتب بطريقة تبرز نقاط القوة أو الضعف في إعداد وتصميم وتنفيذ خطة المتابعة والتقييم التي تؤثر على الأداء والنتائج. وتمثل عنصر أساسي في أي نظام إدارة المعرفة، وأنها مهمة لتحسين أداء المنظمات بشكل مستمر [2].
مثال	في مشروع كفالة يتيم تم توزيع سلات ملابس على الأطفال الأيتام في مدارسهم أمام زملائهم مما سبب شعور بالغيرة لدى بقية الطلاب لأنهم لم يستلموا مثل هذه السلة وخاصة أنّ بعضهم يعانون من الفقر وسوء أحوالهم المادية. كان من المفترض الانتباه إلى ضرورة عدم توزيع سلات الملابس في المدارس بل في مراكز مخصصة للأطفال الأيتام فقط. الدرس المستفاد من هذا الموقف: " اختيار آليات تنفيذ النشاط بعناية "

الدروس المستفادة هي تعميمات تعتمد استنادا إلى خبرات التقييم مع المشاريع والبرامج، أو السياسات المجردة من الظروف تبعا لحالات أوسع تتضمنها عملية المتابعة والتقييم في كثيرٍ من الأحيان، ولكن يجب ألا تكتب على شكل توصيات، أو ملاحظات بل يجب أن تكتب بطريقة تبرز نقاط القوة أو الضعف في إعداد وتصميم وتنفيذ خطة المتابعة والتقييم التي تؤثر على الأداء والنتائج.
وتمثل عنصر أساسي في أي نظام إدارة المعرفة، وأنها مهمة لتحسين أداء المنظمات بشكل مستمر [2].

مثال

في مشروع كفالة يتيم تم توزيع سلات ملابس على الأطفال الأيتام في مدارسهم أمام زملائهم مما سبب شعور بالغيرة لدى بقية الطلاب لأنهم لم يستلموا مثل هذه السلة وخاصة أنّ بعضهم يعانون من الفقر وسوء أحوالهم المادية. كان من المفترض الانتباه إلى ضرورة عدم توزيع سلات الملابس في المدارس بل في مراكز مخصصة للأطفال الأيتام فقط.
الدرس المستفاد من هذا الموقف: " اختيار آليات تنفيذ النشاط بعناية "

قصص النجاح


قصص النجاح	أثناء تنفيذ المشروع قد تصادف أعضاء فريق الجهة المنفذة للمشروع مواقف إيجابية أو سلبية يتم ذكرها في تقرير المتابعة والتقييم من باب التحفيز أو من باب التحذير.
مثال	أثناء تنفيذ مشروع "إنشاء مراكز دعم نفسي للأطفال في سوريا"، صادف أحد العاملين في أحد المراكز طفل يعاني من اكتئاب حاد نتيجة رؤية والده يحترق على قيد الحياة، ذهاب والدته إلى تركيا مع والده لتلقي العلاج وتركته لدى أحد الأقارب، فكانت مشاركته في أنشطة (جلسات الدعم النفسي والأنشطة الترفيهية، الخ ...) محفز للتغلب على الاكتئاب، والتفاعل مع بقية الأطفال بشكل طبيعي مرة أخرى.

أثناء تنفيذ المشروع قد تصادف أعضاء فريق الجهة المنفذة للمشروع مواقف إيجابية أو سلبية يتم ذكرها في تقرير المتابعة والتقييم من باب التحفيز أو من باب التحذير.

مثال

أثناء تنفيذ مشروع "إنشاء مراكز دعم نفسي للأطفال في سوريا"، صادف أحد العاملين في أحد المراكز طفل يعاني من اكتئاب حاد نتيجة رؤية والده يحترق على قيد الحياة، ذهاب والدته إلى تركيا مع والده لتلقي العلاج وتركته لدى أحد الأقارب، فكانت مشاركته في أنشطة (جلسات الدعم النفسي والأنشطة الترفيهية، الخ ...) محفز للتغلب على الاكتئاب، والتفاعل مع بقية الأطفال بشكل طبيعي مرة أخرى.

الغرض من التقييم


الغرض من التقييم	وينبغي تحديد الغرض من التقييم بشكل واضح في بداية التقرير في حوالي 1-2 صفحات تتضمن: لماذا يتم إجراء التقييم الآن. ماهي النتائج المتوقعة من المشروع. مدى تحقق أهداف المشروع. مدى الالتزام بالمعايير المتفق عليها للوصول إلى جملة من التوصيات تساعد صانعي القرار في عملية التخطيط لمشاريع مستقبلية [3].
مثال	بعد الانتهاء من مشروع ترميم المنازل في منطقة ما يفيد التقييم في معرفة مدى الالتزام بالمعايير المتفق عليها خلال عملية الترميم من حيث الجودة والتوقيت، كذلك معرفة رضا أصحاب المنازل عن جودة الترميم.

وينبغي تحديد الغرض من التقييم بشكل واضح في بداية التقرير في حوالي 1-2 صفحات تتضمن:
لماذا يتم إجراء التقييم الآن. ماهي النتائج المتوقعة من المشروع.
مدى تحقق أهداف المشروع.
مدى الالتزام بالمعايير المتفق عليها
للوصول إلى جملة من التوصيات تساعد صانعي القرار في عملية التخطيط لمشاريع مستقبلية [3].

مثال

بعد الانتهاء من مشروع ترميم المنازل في منطقة ما يفيد التقييم في معرفة مدى الالتزام بالمعايير المتفق عليها خلال عملية الترميم من حيث الجودة والتوقيت، كذلك معرفة رضا أصحاب المنازل عن جودة الترميم.

أسئلة التقييم


أسئلة التقييم	يجب أن تحدد أسئلة التقييم تبعا لغرض المشروع بما يخدم أهداف المتابعة والتقييم، ويشترط أن تكون صياغتها واضحة وبسيطة.
مثال	أسئلة حول جودة الخدمات المقدمة ضمن المشروع. أسئلة حول أهمية المشروع في حل المشكلة. أسئلة حول فعالية المشروع ومدى استدامة نتائجه.

تحديد نطاق التقييم


تحديد نطاق التقييم	نستطيع من خلال تحديد نطاق التقييم تسليط الضوء على المعوقات الرئيسية التي كان لها تأثير على عملية التقييم، وكيفية التغلب على هذه المعوقات.
مثال	البعثات الميدانية محدودة بسبب القيود الأمنية. ميزانية محدودة. الوقت محدود. عدم القدرة للوصول لعدد من المستفيدين الرئيسيين من المشروع لإجراء مقابلات معهم


sad
	asd